אוטומציות CRM: איך בונים תהליך שלא יוצר עבודה כפולה

מתחילים מפעולה ידנית שחוזרת

בחר פעולה שהצוות עושה שוב ושוב ואפשר לתאר במשפט חד משמעי. דוגמה טובה להתחלה היא יצירת משימת בדיקה אחרי שליחת הצעה. דוגמה לא מתאימה היא להחליט לבד אם לקוח רציני בלי הגדרה ובלי מידע מספיק. קודם מסדרים את התהליך הידני ורק לאחר מכן מפעילים כלל אוטומטי.

מפרידים אירוע ותנאי ופעולה

האירוע יכול להיות שינוי שלב. התנאי יכול להיות שהליד פעיל ושיש לו אחראי. הפעולה יכולה להיות פתיחת משימה לאותו אדם. כתוב את שלושת החלקים בנפרד לפני הגדרה בממשק. אם חסר אחראי צריך מסלול לטיפול בחריגה כדי שהמשימה לא תישאר ברשימה שאף אחד לא רואה.

דוגמה: מעקב אחרי הצעה

כלל לדוגמה: כאשר הצעה נשלחת ללקוח צור משימה למועד המעקב שסוכם. לפני יצירת המשימה בדוק אם כבר קיימת משימה מתאימה. אם העסקה נסגרה אין ליצור תזכורת מכירה נוספת. זו דוגמת תכנון: יש לבדוק אילו אירועים ותנאים נתמכים בחיבור ובמסלול שבחרת ולא להניח שכל כלל אפשרי ללא התאמה.

בודקים גם חזרה לאחור

העבר ליד לשלב הצעה פעמיים ובדוק אם נוצרו שתי משימות. החזר אותו לשלב קודם ובדוק מה קורה למשימה שכבר נפתחה. שנה את האחראי וודא שהמשימה נשארת אצל האדם הנכון. אלה תרחישים רגילים בעסק ולא מצבי קצה נדירים.

הודעות ללקוח דורשות בדיקה נפרדת

אישור קליטה צריך לתאר מה קרה ומה זמן הטיפול הצפוי בלי להבטיח שנציג כבר בדק את הפנייה. לפני חיבור הודעות בדוק את הנמען ואת תוכן ההודעה ואת דרך העצירה. תנאי ספק הוואטסאפ ויכולות המסלול משפיעים על מה שאפשר לשלוח ואיך. בדיקת הכלל על רשומת ניסיון קודמת להפעלה על לקוחות.

איך יודעים שהאוטומציה עובדת

בדוק דוגמה שבה התנאי מתקיים ודוגמה שבה הוא אינו מתקיים. השווה בין האירועים שהיו אמורים להפעיל את הכלל לפעולות שבוצעו בפועל. קבע מי בודק כשל ואיך עוצרים את הכלל אם נוצר עומס. אוטומציה שאין לה בעלים עלולה להמשיך לבצע טעות במהירות.

בחינת Crazy CRM

Crazy CRM כוללת יכולות אוטומציה וחיבורים. הבא לבדיקה כלל כתוב עם תנאי עצירה ותרחיש כפילות. שאל אילו חלקים אפשר להגדיר במערכת ואילו דורשים חיבור חיצוני. כך אפשר להבין את היקף ההקמה לפני שמבטיחים לצוות תהליך חדש.

מדריכים להמשך

• לוח מכירות ב-CRM: מה לבדוק בכל עסקה פתוחה
• מעקב הצעות מחיר ב-CRM: מהשליחה עד להחלטה
• איך לנהל לידים שמגיעים מוואטסאפ בלי לאבד פניות

הכותב הוא מייסד Crazy CRM. המדריך מציג דרך עבודה ואינו מבטיח תוצאה עסקית. יכולות וחיבורים תלויים בתצורה ובמסלול.

למה אלחי בנה את Crazy CRM

בדקו את התהליך במערכת